“采購需求不明確,總是收到質疑,怎么辦?”兩個方案解決這個問題

各采購單位,在政府采購過程中,您是否遇到過這類問題,費盡心思編制采購需求,卻還是因為專業知識不夠,遭到了供應商的質疑及投訴,使得采購任務無法順利完成,影響采購績效考核等。本文中通過兩個方案,為采購人解決這個大難題。

 

一、案例回放

項目來源:中華人民共和國財政部政府采購信息公告
      項目名稱:XXXX管理運行維護項目(2019-2020)
      被處罰事由:因項目需求不明確,受到供應商質疑及投訴
      處罰結果:財政部門責令采購人重新開展采購活動

 

二、案例分析

根據《政府采購法》第十五條規定“采購需求應當完整、明確”,因此采購人編制的采購需求應完整地反映本次采購的真實需求,明確采購項目的數量、規格、時間、地點、期限、人員配備等關鍵要求,否則將會給項目采購帶來不良的影響。本案中:

采購需求部分有多處需求不明確,例如:
      1.現場培訓演示部分,只有培訓內容、培訓對象,但不具體明確培訓時間、培訓時長、培訓地點、培訓的次數等;
      2.項目能力要求部分,運維團隊僅要求團隊具備業務能力,沒有明確要求具體團隊成員數量的具體描述等。


      本案中,因為項目采購需求不明確,遭到了供應商的質疑及投訴,最終被監管部門處罰,責令重新開展采購活動,使得采購人無法順利完成采購任務,影響采購人的采購績效等。因此,采購人應高度重視采購需求編制環節,切實做好項目采購需求的編制工作。

 

三、問題延伸

1. 現階段采購人實施政府采購中如何避免此類情況的發生?
      2. 怎么才能做好采購需求編制?

 

四、系統解決方案

方案一
      (1)采購需求應充分表達采購人對本次采購真實需求,采購需求的內容應該準確、明了的表達出來。
      (2)采購人做好項目采購需求編制,需要做好以下工作:

1. 成立專業的采購團隊
      由于涉及到的專業范圍寬、行業多,采購人需成立具有相應專業能力的采購團隊編制采購預算和采購需求,調查設備市場狀況及技術水平。

2. 建立各專業供應商庫
      通常在實際應用中,采購人每年涉及的采購項目都會比較多,涉及的專業范圍廣,為滿足管理采購項目預算,采購人需要聯系供應商會越來越多,因此需要不斷地拓展供應商渠道。

3.建立有龐大數量的商品庫
      采購人每年的項目采購多,涉及到的商品也會非常的多,有了數量龐大的商品庫便于采購人編制采購需求及采購預算,實現高效采購。

4.建立足夠數量專家的專家庫
      通過聘請行業專家進行需求論證,使得采購需求更加合理、具備權威性。

5.政府采購法規政策知識沉淀
      采購人熟悉政府采購相關法規政策,編制的采購需求將更符合相關法規政策要求,降低項目及采購人遭受質疑和投訴的風險,保障項目能夠順利實施。

6.建立健全的采購內控管理制度
      通過健全的內控制度,能夠更好地管理項目采購,避免因頻繁與市場主體接觸帶來的廉政風險。

 

方案二
      采購人可以通過政府購買服務的方式委托第三方咨詢機構組織政府采購項目,以第三方咨詢機構的專業技術力量及社會資源編制項目采購需求,使得采購需求符合法律法規以及政府采購政策規定的技術、服務、安全等要求。同時通過第三方咨詢機構編制采購需求可以降低采購人的廉政風險,節約財政資金,縮短項目周期等,最終達到順利完成項目采購任務的目的。

 

五、法律依據

(1)《政府采購法》第十五條:
       采購人、采購代理機構應當根據政府采購政策、采購預算、采購需求編制采購文件。

采購需求應當符合法律法規以及政府采購政策規定的技術、服務、安全等要求。政府向社會公眾提供的公共服務項目,應當就確定采購需求征求社會公眾的意見。除因技術復雜或者性質特殊,不能確定詳細規格或者具體要求外,采購需求應當完整、明確。必要時,應當就確定采購需求征求相關供應商、專家的意見。

(2)《財政部關于進一步加強政府采購需求和履約驗收管理的指導意見》 財庫〔2016〕205號:
       “二、科學合理確定采購需求  (一) 采購人負責確定采購需求。采購人負責組織確定本單位采購項目的采購需求。采購人委托采購代理機構編制采購需求的,應當在采購活動開始前對采購需求進行書面確認?!?

(3)《政府購買服務管理辦法》財政部令第102號:
       “第九條 政府購買服務的內容包括政府向社會公眾提供的公共服務,以及政府履職所需輔助性服務?!?

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